[magsr.net] - Nhiều người thẳng sử dụng email tiếng Anh trong công việc nhưng chưa nắm được cách trình bày hợp.

Trong khi email gửi bạn bè có thể chứa sơ sót ngữ pháp và không gây khó chịu, email đàm đạo công việc đề nghị chỉn chu hơn để tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác. Trang My English Teacher san sớt một số lưu ý để cải thiện kỹ năng viết email chuẩn mực.

1. Tiêu đề

Dòng tiêu đề trong mỗi email rất quan yếu. Bạn cần tóm tắt một cách ngắn gọn và rõ ràng nội dung chính của email. thí dụ: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers (Bản tóm lược cuộc họp với nhà cung cấp ABC).

2. Rút gọn câu

Đừng khiến email trở nên quá tải bởi những thuật ngữ đầy tính kỹ thuật hoặc mực dài. Bạn có thể dùng câu ghép nhưng hãy bảo đảm không gây khó hiểu cho người đọc. Một lỗi thường gặp của người học tiếng Anh là nỗ lực dịch từng chữ từ ngôn ngữ mẹ đẻ, khiến ngữ pháp và cách dùng từ không chuẩn. Nguyên tắc phổ biến mà bạn có thể áp dụng gói gọn trong từ KISS - Keep It Short and Simple (giữ câu ngắn và đơn giản).






Viết email là kỹ năng quan trọng trong công việc. Ảnh: Shutterstock

3. Nghĩ về đối tượng nhận email

Người nhận là đồng nghiệp, khách hàng hay sếp của bạn? Đây là email trọng thể hay thân tình? hồ hết email công việc hiện thời đều có giọng điệu trung tính. Hãy lưu ý một số dị biệt giữa hai cách diễn đạt.

a. Cảm ơn vì đã gửi email cho tôi vào ngày 15 tháng 2.

- Thân mật: Thanks for emailing me on 15th February.

- trọng thể: Thank you for your email dated 15th February.

b. Xin lỗi, tôi chẳng thể làm được.

- Thân mật: Sorry, I can’t make it.

- Trang trọng: I am afraid I will not be able to attend.

c. Đưa ra yêu cầu:

- Thân mật: Can you...?

- trọng thể: I was wondering if you could...

Một số email gửi đồng nghiệp có thể được viết dưới dạng Thân mật do bạn đã làm việc với họ trong thời kì dài và biết rõ nhau. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng các cụm từ quen thuộc trong hội thoại hàng ngày như "Don't forget" (đừng quên), "Catch you later" (gặp lại sau), "Cheers" (tung hô). Người nhận cũng dễ dàng hài lòng hoặc bỏ qua lỗi ngữ pháp nhỏ trong email dạng này.

Tuy nhiên, trong email gửi khách hàng hoặc đồng nghiệp cấp cao hơn, dùng sai ngữ pháp hay trò chuyện theo phong cách suồng sã sẽ khó được ưng.

4. Soát lỗi viết hoa, chính tả và ngữ pháp cơ bản

Viết email cũng chính là cách bạn biểu đạt hình ảnh trong công việc. Do đó, hãy dành thời kì để chỉnh sửa nội dung kỹ lưỡng trước khi nhấn nút gửi.

5. Suy nghĩ về cách biểu đạt trực tiếp hay gián tiếp

Một số nơi thường có văn hóa truyền đạt trực tiếp trong thư tín điện tử. Tuy nhiên, điều này có thể gây rắc rối khi bạn viết cho ai đó ở quốc gia khác bằng tiếng nói không phải tiếng mẹ đẻ. Họ có thể đánh giá sự chính trực của bạn là thô tục hay xúc phạm. Hãy cân nhắc các cách biểu hiện dưới đây.

a. Tôi cần cái này trong nửa tiếng.

- Trực tiếp: I need this in half an hour.

- Gián tiếp và lịch sự: Would it be possible to have this in half an hour?

b. có nhẽ sẽ hơi chậm trễ.

- Trực tiếp: There will be a delay.

- Gián tiếp: I'm afraid there may be a slight delay.

c. Đó là ý kiến tồi.

- Trực tiếp: It's a bad idea.

- Gián tiếp: To be honest, I'm not sure if that would be a good idea.

Bằng cách điều chỉnh giọng điệu, bạn có khả năng nhận được phản hồi tốt từ người đọc.

6. Từ ngữ tích cực

Hãy nhìn vào những từ sau: helpful/ useful (hữu ích), good question (câu hỏi hay), agreed (bằng lòng, tán thành), together (cùng nhau), I will do my best (Tôi sẽ cố vô cùng), mutual (hỗ tương, lẫn nhau), opportunity (thời cơ).

Và một số từ thuộc nhóm khác: busy (bận rộn), crisis (khủng hoảng), failure (thất bại), forget it (quên đi), I can't (Tôi chẳng thể), it's impossible (điều đó là bất khả thi), waste (hoang phí), hard (khó khăn).

Bạn sẽ nhận ra năng lượng hăng hái và bị động từ hai nhóm trên. Từ ngữ bạn dùng diễn đạt thái độ đối với cuộc sống, do đó hãy lựa chọn một cách sáng dạ.

7. Tham khảo ý kiến

Hãy thử nhờ phụ thân tiếng Anh hoặc ai đó có trình độ tiếng Anh tốt đưa ra phản hồi về một email mà bạn viết. song song, khi nhận được bất kỳ email nào, bạn có thể tận dụng như một nguồn học tập để cải thiện tiếng Anh. Hãy bắt đầu tạo tự vị cho riêng mình bằng cách thu thập thứ mà bạn nghe và đọc được từ xung quanh. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn mô tả ý na ná trong ngày mai.